YOUR ROAD
TO SUCCESS
VERTRIEBSPLANUNG
FÜR SCHWAN COSMETICS
Integrierte Vertriebsplanung und Reporting im SAP BW: Flexibel, effizient, global.
Individualisierung als einer der Megatrends unserer Zeit, ermöglicht neue Geschäftspotentiale – Potenziale, die Schwan Cosmetics International seinen Kunden bieten möchte. Dafür muss jedoch das interne Planning & Reporting reibungslos funktionieren, weltweit, bei allen Beteiligten.
THE FEEDBACK
Five1 hat sehr schnell ein Gefühl dafür entwickelt, wie unser Unternehmen und unser Business "tickt" und passende Konzepte erstellt. Besonders gut gefallen hat mir das Teamwork - egal, welche Herausforderungen abseits der Kernaufgaben aufgetaucht sind: Es stand immer ein Experte zeitnah zur Verfügung. Die gute Kommunikation und enge Abstimmung waren ein weiterer Erfolgsfaktor für das Projekt.
VP Digital Business Relationship Management
THE CHALLENGE
Der global agierende Kosmetikhersteller reagiert mit seinem neuen Markenkern "Mindful Beauty" auf die sich wandelnde Marktdynamik und zunehmende Individualisierung von Kundenanforderungen sowie Kundenzentriertheit.
„Auch im Um- und Absatz-Budgetplanungsprozess spiegeln sich diese komplexen Rahmenbedingungen wider.“, so Kirsten Wiesner, Vice President Digital Relationship Management bei Schwan Cosmetics. „Dieser Prozess beinhaltet diverse Attribute und Dimensionen, die benutzerfreundlich für eine effiziente Erfassung aufbereitet, während des Planungsprozesses übersichtlich gemonitored und im Ergebnis abgestimmt vorliegen müssen.“ Als multinationaler Konzern mussten alle in der Vertriebsplanung involvierten Abteilungen weltweit integriert werden: Von Verkauf über Forschung & Entwicklung, Produktionsstandorte auf fünf Kontinenten, bis zu Supply Chain und Finance. Zudem war der Projektzeitplan extrem eng gesteckt. Geplant war, im Januar 2021 produktiv zu gehen, Five1 stieg im September des Vorjahres ein.
Es blieb also nur wenig Zeit für Erstellung und Besprechung des Konzepts sowie für die eigentliche Umsetzung. Parallel wurde die Datenmigration auf HANA durchgeführt, der Testlauf für diese war für Dezember geplant. Verzögerungen in der Umsetzung und etwaige Testphasen, die in der Regel bei IT-Projekten vorgesehen sind – denn besonders im Zuge von Datenbankmigrationen kann es durchaus passieren, dass Systeme über längere Zeit nicht zur Verfügung stehen – konnten also nicht eingeplant werden.
KEY
BENEFITS
BW on HANA optimiertes Datenmodell für optimale Performance
Auf kundenzentrierte Planungsprozesse zugeschnittene Planungslösung
Benutzerfreundliche und effiziente Plandatenerfassung
Aktuelle und zukunftssichere SAP-Architektur
Agiles Projektvorgehen im SCRUM-Ansatz und damit Einhalten des engen Projektzeitplans
Eng verzahnter Planungs- und Reportingprozess
THE SOLUTION
Gemeinsam mit dem Kunden wurden im SCRUM-Ansatz in mehreren Sprints Anpassungen vorgenommen. Die SCRUM-Methode bezeichnet ein agiles Projektmanagement, in dem die einzelnen Beteiligten und deren Interaktionen wichtiger sind, als die reinen Prozesse und Tools. Im Vordergrund steht die Zusammenarbeit aller Beteiligten und die Möglichkeit, auf Veränderungen zu reagieren.
Die meisten Entwicklungsprojekte sind zu komplex, um in einen vollumfänglichen Plan gefasst zu werden. Deshalb ist der Ansatz von SCRUM empirisch und iterativ: Anhand der Analyse von Zwischenergebnissen, kann der langfristige Plan kontinuierlich verbessert und verfeinert werden. Dadurch werden Transparenz, Überprüfbarkeit und Anpassungsfähigkeit der Lösung gefördert und letztendlich eine hohe Akzeptanz bei sämtlichen Beteiligten erreicht. Besonders für zeitlich eng getaktete Projekte bietet sich die SCRUM-Methode an, aber auch generell, wenn es das Ziel ist, schnelle und kostengünstige Entwicklungen hochwertiger Produkte entsprechend einer formulierten Vision zu erhalten. Die Projektanforderungen werden dabei in kurzen, ein- bis vierwöchigen Intervallen, sogenannten Sprints, umgesetzt. Am Ende jedes Sprints steht eine Teillösung, das bereits an den Kunden geliefert und von diesem unmittelbar getestet werden kann.
Im vorliegenden Fall konnten die Key User erste Teillösungen bereits nach 3 Wochen testen. Da im gleichen Zeitraum auch die Migration des SAP Business Warehouse auf SAP BW on HANA vorgesehen war, wurde das Datenmodell sowohl an die Anforderungen der Key User angepasst, als auch für HANA optimiert. Darüber hinaus wurden mit SAP Lumira neue Planeingabemasken erstellt, die wiederum unmittelbar getestet werden konnten. Ein zusätzliches Reporting für den Ist-Plan-Vergleich und um die Zielerreichung des Plans zu validieren und ggf. Maßnahmen zur Zielerreichung zu ergreifen, komplettierte das Projekt.
TOOLS
Frontend: SAP Lumira
Agiles Projektmanagement im SCRUM-Ansatz
Backend: SAP BW on HANA mit SAP BW Integrated Planning
THE RESULT
Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts war die hohe Akzeptanz der neuen Lösung bei allen Nutzern. Die gewählte SCRUM-Methode erlaubte eine agile Herangehensweise und war optimal für den zeitlich sehr knapp bemessenen Projektrahmen. Der Kunde konnte somit trotz des eng gesteckten Zeitplans zum Jahreswechsel mit der neuen Planung starten.
Das für BW on HANA optimierte Datenmodell brachte den gewünschten Erfolg in Bezug auf Performance und Flexibilität beim Reporting. SAP BW als Reportinglösung mit seiner Analyse-Engine und das darin integrierte SAP BW-IP (Integrated Planning), das auf das gleiche Datenmodell für die Planung zugreift, ermöglichte die vollständige Integration von Planungs- und BI-Funktionalitäten mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Dieses „Single Tool of Planning“ bietet Transparenz, Nachvollziehbarkeit und gewährleistet die Qualität der Daten sowie des Prozesses. Eine optimale Ergänzung also zu dem für das Projektmanagement gewählten SCRUM-Ansatz. Die Endanwender sind begeistert von dem neuen, integrierten Planungs- und Reportingprozess, so zumindest das Feedback der Endanwender nach dem Produktivgang.
THE FEEDBACK
Durch die agile Herangehensweise haben wir schnell erste Ergebnisse erzielt und konnten darauf aufbauend weitere Ideen entwickeln und umsetzten. Damit haben wir einen echten Mehrwert für die Nutzer geschaffen.
Director Controlling & Finance
FÜR SIE TUN?