YOUR ROAD
TO SUCCESS
KI-GESTÜTZTE
PROZESSDOKUMENTATION
MIT DEM PROCESS AGENT
Ein Unternehmen zeigt, wie sich Prozesswissen heute einfach und intelligent sichern lässt.
Die Dokumentation von internen Prozessen war für unseren Kunden bislang eine Herausforderung: zeitaufwendig, uneinheitlich und kaum skalierbar. In Kooperation mit best-blu haben wir den Process Agent eingeführt – eine KI-gestützte Lösung, mit der Prozesse heute in natürlicher Sprache beschrieben und sofort als BPMN-Diagramme generiert werden. Das Ergebnis: deutlich weniger Aufwand, mehr Transparenz und Akzeptanz im Team.
OUR PERSPECTIVE
In diesem Projekt stand nicht Data Science um ihrer selbst willen im Fokus, sondern die Lösung eines echten Engpasses. Mit Hilfe von AI Agents haben wir Prozesswissen, das bisher nur in Köpfen oder unstrukturierten Freitextdokumenten existierte, in nutzbare, strukturierte Modelle überführt. Für den Kunden bedeutet das weniger Aufwand, mehr Konsistenz und eine neue Perspektive auf seine Prozesse.
Head of Data Science bei Five1
THE CHALLENGE
Unser Kunde stand vor der Herausforderung, seine internen Prozesse zu dokumentieren und zu standardisieren. Bisher wurden Abläufe dezentral und sehr unterschiedlich festgehalten: mal in Fließtexten, mal in Tabellen, mal gar nicht.
Die Folge war:
- Ein fehlender Überblick über bestehende Prozesse,
- aufwendige Nachfragen zwischen Abteilungen,
- Prozesswissen ging mit Mitarbeiterwechsel verloren,
- Innovationen wurden ausgebremst
- und es gab eine kaum verwertbare Prozessdokumentation für Automatisierung oder Audits.
Das Ziel war daher klar: eine Lösung, mit der Prozesswissen einfach, standardisiert und ohne Spezialtools dokumentiert werden kann und die gleichzeitig anwenderfreundlich genug ist, um im ganzen Unternehmen akzeptiert zu werden.
KEY
BENEFITS
Automatisierung: Prozesse werden mit minimalem Aufwand und ohne Spezialwissen automatisch dokumentiert
Standardisierung & Konsistenz: Einheitliche, BPMN 2.0-konforme Darstellung aller Prozesse
Wissenssicherung & Akzeptanz: Zentrale Ablage und einfache Pflege mindert das Risiko von Wissensverlust und sorgen für eine breite Akzeptanz im Unternehmen.
THE SOLUTION
Five1 entwickelte mit dem Process Agent eine innovative Lösung auf Basis modernster Generative AI-Architektur. Gemeinsam starteten wir zunächst mit einem Workshop zur Analyse der bestehenden Prozessbeschreibungen und typischen Anwendungsfällen.
Darauf aufbauend wurde der Process Agent so konfiguriert, dass Fachanwender ihre Prozesse künftig in natürlicher Sprache eingeben können und die KI diese Eingaben automatisiert in BPMN 2.0-konforme Diagramme umwandelt. Anpassungen und Optimierungen erfolgen ebenfalls sprachbasiert und werden direkt visualisiert.
Die gesamte Architektur besteht aus Klassifizierungs-, Generator- und Executernodes, die die Erfassung, Analyse und sofortige Aufbereitung übernehmen. Fehlermanagement und iterative Verbesserungen laufen im Hintergrund KI-basiert ab, sodass Nutzende immer ein optimiertes und aktuelles Prozessmodell erhalten – ganz ohne Modellierungs-Knowhow. Damit ist der gesamte Dokumentationsprozess nicht nur automatisiert, sondern auch jederzeit konsistent und nachvollziehbar.
OUR PERSPECTIVE
Der ProcessAgent ist ein gutes Beispiel dafür, was entsteht, wenn man fachliches Prozess-Know-how und moderne Data-Science-Kompetenz wirklich zusammenbringt. In der Zusammenarbeit mit Five1 war von Anfang an klar, dass wir unterschiedliche Perspektiven einbringen, aber das gleiche Ziel verfolgen. Diese Kombination hat nicht nur technisch gut funktioniert, sondern auch zu einem greifbaren Ergebnis geführt, das in der Praxis echten Mehrwert stiftet.
Senior Consultant Prozessautomatisierung bei best-blu
TOOLS
Large Language Models (LLMs)
Eigene Agenten-Architektur
Cloud agnostisches Deployment
Offizieller BPMN 2.0-Output
THE RESULT
Mit dem Einsatz des Process Agent erzielte das Unternehmen sofort spürbare Erfolge: Die Zeit für das Dokumentieren und Aktualisieren von Prozessen wurde deutlich effizienter und Fehler und Inkonsistenzen, die zuvor häufig übersehen wurden, werden jetzt automatisch erkannt und beseitigt.
Zudem arbeiten die Teams heute mit einer einheitlichen, zentralen Wissensbasis. Prozesse sind transparent, nach einheitlichem Standard dokumentiert und können unternehmensweit geteilt und weiterentwickelt werden.
Besonders spürbar war der Wandel in der Haltung der Mitarbeitenden: Prozessdokumentation wird nicht länger als lästige Pflicht empfunden, sondern als nützliches Werkzeug zur besseren Zusammenarbeit. Gleichzeitig entstand eine belastbare Datengrundlage, mit der sich Prozesse nicht nur dokumentieren, sondern auch analysieren, bewerten und gezielt weiterentwickeln lassen - etwa in Richtung Compliance, Onboarding oder Automatisierung.
FÜR SIE TUN?