ProcessAgent - Automatisierte Prozessdokumentation mit GenAI

Jeder, der sich mit Prozessmanagement beschäftigt, kennt das Problem: Prozesse sind oft unklar dokumentiert, veraltet oder existieren schlichtweg nicht. Gleichzeitig fühlt sich in vielen Unternehmen Prozessdokumentation wie eine lästige Pflicht an, die gerne vor sich hergeschoben wird – zu zeitaufwendig, zu mühsam, zu unstrukturiert. Dabei sind klare Prozesse die Basis für Effizienz, Skalierbarkeit und kontinuierliche Verbesserung. Doch wenn die Dokumentation selbst zur Herausforderung wird, bleibt sie oft auf der Strecke.

Die Herausforderung traditioneller Prozessdokumentation

Warum tun sich so viele Unternehmen schwer mit der Prozessdokumentation? Hier sind die häufigsten Stolpersteine:

• Hoher Zeitaufwand – Prozesse müssen manuell beschrieben, abgestimmt und regelmäßig aktualisiert werden.

• Fehlende Standardisierung – Unterschiedliche Teams nutzen verschiedene Formate, Tools oder Methoden.

• Fehleranfälligkeit – Manuelle Dokumentationen sind oft unvollständig, uneinheitlich oder veraltet.

• Verlorenes Wissen – Prozesswissen bleibt in den Köpfen Einzelner und geht mit Mitarbeiterwechseln oft verloren.

• Geringe Akzeptanz – Mitarbeitende sehen die Dokumentation als bürokratische Zusatzaufgabe, die wenig Mehrwert bietet.

Das Resultat? Ineffizienz, Missverständnisse und ein hoher manueller Aufwand – nur für eine Dokumentation, die eigentlich helfen sollte, Prozesse zu verbessern. Aber es gibt eine Lösung: GenAI und Automatisierung.

GenAI als Gamechanger in der Prozessdokumentation

Hier kommt Generative AI (GenAI) ins Spiel. Moderne KI-Technologien können die Erstellung, Pflege und Standardisierung von Prozessen automatisieren – und das mit minimalem menschlichen Aufwand. Anstatt Prozesse mühsam zu dokumentieren, können Unternehmen heute KI-gestützte Lösungen wie den Process Generator nutzen, die aus einer einfachen Beschreibung in natürlicher Sprache automatisch ein BPMN 2.0-Diagramm erstellen.

Wie funktioniert das? 

• Automatische Erstellung: Nutzer geben eine einfache Prozessbeschreibung ein, z. B. „Eingangsprüfung, dann Genehmigung durch den Vorgesetzten, anschließend Abschluss“. Die KI übersetzt diese Beschreibung in eine standardisierte BPMN 2.0-Darstellung.

• Dynamische Anpassung: Änderungen oder Optimierungen können direkt in natürlicher Sprache vorgenommen werden – die KI passt das Diagramm entsprechend an.

• Standardisierung & Konsistenz: Alle Prozesse werden in einem einheitlichen, strukturierten Format erfasst, sodass keine individuellen Interpretationen oder Formatfehler entstehen.

Das Ergebnis? Schnellere, präzisere und effizientere Prozessdokumentation – ohne manuelle Modellierung und langwierige Abstimmungen.

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So funktioniert der ProcessAgent

Der Process Generator nutzt eine Kombination aus LLMs (Large Language Models) und einer Agenten-Architektur, um Prozessdokumentationen in Echtzeit zu generieren. Hier sind die zentralen Komponenten:

• Klassifizierungsnode – Identifiziert und strukturiert die einzelnen Bestandteile der Prozessbeschreibung.
• Generatornode – Erstellt den entsprechenden BPMN 2.0-Code basierend auf der analysierten Eingabe.
• Executernode – Führt den generierten Code aus und stellt das fertige Diagramm dar.

Der Nutzer beginnt mit der Eingabe einer Prozessbeschreibung in natürlicher Sprache. Anschließend analysiert die Klassifizierungsnode den Text und zerlegt ihn in die relevanten BPMN-Elemente. Diese strukturierte Information wird dann an die Generatornode weitergeleitet, die auf Basis der analysierten Daten den passenden BPMN 2.0-Code generiert.

Sobald der Code erstellt ist, übernimmt die Executernode die Ausführung und stellt das Diagramm visuell dar. Falls während dieses Prozesses Unstimmigkeiten oder Fehler auftreten, greift ein automatisiertes Fehlermanagement ein. Die KI passt das Modell an und optimiert es iterativ. Schließlich erhält der Nutzer eine optimierte Version des generierten Diagramms und kann bei Bedarf Anpassungen vornehmen, die in Echtzeit verarbeitet werden.

Durch diese Architektur entsteht ein dynamisches, sich selbst optimierendes System, das nicht nur Prozesse dokumentiert, sondern auch kontinuierlich verbessert.

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Von der Herausforderung zur Lösung - ein direkter Vergleich

Fazit: Warum sich Prozessdokumentation neu denken lässt

Die Zeiten, in denen Prozessdokumentation mühsam per Hand erstellt wurde, sind vorbei. Mit GenAI und dem Process Generator lassen sich Prozesse schnell, einfach und standardisiert erfassen – ohne Zeitverlust und Frust. Unternehmen, die heute auf KI-gestützte Prozessdokumentation setzen, profitieren nicht nur von mehr Effizienz, sondern schaffen auch eine Grundlage für bessere Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung.